VOG TEKSTİL PROMOSYON SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA
PAYDAŞLAR VE TEDARİKÇİLER İÇİN AYDINLATMA METNİ
Doküman Adı:
VOG TEKSTİL PROMOSYON SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ HAKKINDA
PAYDAŞLAR VE TEDARİKÇİLER İÇİN AYDINLATMA METNİ
Onaylayan:
VOG TEKSTİL PROMOSYON SANAYİ VE TİCARET A.Ş.
Versiyon:
1.0
Yürürlük Tarihi:
30.06.2020
İÇİNDEKİLER
I. GİRİŞ 4
II. AMAÇ – KAPSAM 4
III. GÜNCELLEME 4
IV. TEDARİKÇİLERİMİZE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN ELDE EDİLMESİ 4
V. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 5
VI. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ 6
VII. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI 6
VIII. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI 7
IX. KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER 7
X. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMASI VE İMHASI 8
XI. HAKLARINIZ – TALEPLERİNİZ 8
I. GİRİŞ
07.04.2016 tarihinde yürürlüğe giren 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi kişisel veri olarak tanımlanmakta ve kişisel verilerin korunması ve hukuka uygun olarak işlenmesi için önemli adımlar atılması gerekmektedir. Vog Tekstil Promosyon Sanayi Ve Ticaret A.Ş. olarak (‘Şirket’) kişisel verilerin 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uyumun tam olarak sağlanması ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunması önceliklerimiz arasındadır. Şirket’in kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olan ya da olmayan tüm faaliyetlerini, Şirket olarak sorumluluğumuzun bilincinde olarak yürütülmekte, tedarikçilerimiz de dâhil olmak üzere tüm paydaşlar tarafından da bir bütün olarak Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesine Dair Şirket Politikalarına uygun davranılması ve azami hassasiyet gösterilmesi gerekmektedir.
II. AMAÇ – KAPSAM
İşbu Aydınlatma Metni, Şirket’in kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında tedarikçilerimizin bilgilendirilmesi ve KVKK uyarınca aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amacıyla hazırlanmıştır. Ticari faaliyetlerin yürütülmesi amacıyla, Şirket’in talimatları doğrultusunda sözleşmesel bir ilişkiye dayanarak, Şirket’e hizmet sunan tarafların çalışanları, yetkilileri veya hissedarları olan gerçek kişiler; işbu Aydınlatma Metni kapsamındadır. İşbu Aydınlatma Metninde düzenlenmeyen hallerde, Şirket’in kişisel verilerin korunması ve işlenmesine dair genel politikalarında yer verilen hükümler/düzenlemeler uygulama alanı bulacaktır.
III. GÜNCELLEME
İşbu Aydınlatma Metni; mevzuat değişikliklerine ve değişen şartlara uyum sağlamak ve kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin uygulamaları doğru yansıtmak amacıyla güncellenebilir. İlgili düzenlemeler, tüm tedarikçilerimizin erişimine açık olarak internet sitemizde yayınlanmaktadır.
IV. TEDARİKÇİLERİMİZE İLİŞKİN KİŞİSEL VERİLERİN ELDE EDİLMESİ
Şirket olarak politikamız, işbu Aydınlatma Metni kapsamına giren tedarikçilerimizin kişisel verilerinin hukuka uygun olarak elde edilmesi, işlenmesi ve bilgilendirme / aydınlatma yükümlüğünün yerine getirilmesidir. Şirket faaliyetlerinin sürdürülmesi için gerekli mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla, Şirket yetkilileri veya çalışanları, tedarikçiler veya tedarikçi adayları ile telefon, e-mail veya internet siteleri aracılığıyla, ilan yoluyla veya doğrudan iletişime geçebilir. Tedarikçilerimiz, Şirket’e telefon, e-mail veya internet sitemiz üzerinden veya doğrudan Şirket’e başvurarak; fiziki veya elektronik ortamda ulaşabilirler. Şirket elde edilebilecek kişisel veriler ve bunların işlenmesine ilişkin olarak tedarikçileri, kullanılan yönteme bağlı olarak telefon, e-mail veya web sitesi yoluyla bilgilendirir. Şirket, tedarikçilerin kanuni haklarını kullanabilmesi ve kişisel verilerine ilişkin taleplerini iletebilmesi için gerekli önlemleri alır. Şirket, tedarikçi ile olan ilişkiler sırasında ve Şirketimizin işlerine ilişkin süreçlerde ve sonrasında; sözleşmeye, sözleşmenin kurulması için gerekli hususlara, gerçek kişinin açık rızasına veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklere istinaden; kişisel verilerin elektronik veya fiziki yollarla gerek tedarikçi tarafından müşteri temsilcileri, pazarlama departmanı, muhasebe gibi ilgili birimlere iletilmesi veya birlikte çalıştığımız iç ve dış paydaşlar veya yetkili makam ve mahkemeler aracılığıyla Şirket’e ulaştırılması sonucunda mevzuata uygun olarak kişisel verilerinizi elde edebilir. Şirketimizin faaliyetleri kapsamında tedarikçilere ilişkin gereksiz kişisel veri toplanmasından kaçınılır. Bu süreçte, işlenen kişisel verilere ilişkin sorular yöneltilebilir, belge istenebilir. Şirket’in mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla; ayrıca, ilgili faaliyetin niteliğine bağı olarak daha kapsamlı kişisel verilerin elde edilmesi gerekmekteyse, bu veriler de istenebilir veya elde edilebilir. Şirketimizce daha iyi hizmet sunabilmek veya sunulan hizmetle bağlantılı yasal yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla; kurumsal paydaşlarla paylaşılması muhtemel olan bilgilere yönelik olarak da bu paydaşların kişisel verilerin korunmasına ilişkin taahhütte bulunmaları beklenir.
V. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
İş akış sürecinde ve mevzuat dolayısıyla işlenmesi gerekli olan; kimlik, iletişim, adres, müşteri işlem, finans, borç/alacak bilgisi, banka hesap bilgisi, pazarlama verileri, fiziksel mekân güvenliği ile görsel ve işitsel kayıtlar, işlem güvenliği bilgileri, erişim bilgileri ve işlem zamanına ilişkin bilgileriniz, Şirket bünyesindeki güvenlik kamerası sistemleri vasıtasıyla elde edilen görüntü kayıtları (CCTV kapalı devre kamera sistemi kayıtları), Şirket bünyesindeki çağrı merkezi vasıtasıyla elde edilen/kaydedilen ses kayıtları, kişisel verilerin korunması mevzuatına dayanarak işlenebilir. Sayılanlar, Şirketin yerleşik uygulamaları kapsamında işlenen verilerdir. Ancak, tedarikçi ile kurulan iş ilişkisinin niteliğine ve kapsamına bağlı olarak, yukarıda sayılmayan birtakım kişisel verilerin gerektiğinde, mevzuata ve Şirket’in kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik genel politikalarına uygun ve güncel olarak işlenmesi mümkündür.
VI. ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ
Özel nitelikli kişisel veriler, ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, inanç, kılık kıyafet, dernek üyeliği, vakıf üyeliği, sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti – güvenlik tedbirleri, biyometrik ve genetik veriler olarak tanımlanmaktadır. Şirketimiz kanuni zorunluluk veya işin niteliği ve güvenlik gereği olanlar hariç; özel nitelikli kişisel verileri işlememektedir. Ancak, tedarikçilerimize ilişkin özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekirse, bu veriler mevzuat ve Şirket’in kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik genel politikaları uyarınca; gerçek kişi tedarikçilerimizin veya kurumsal tedarikçilerimizin gerçek kişi yetkililerinin açık rızası doğrultusunda, işlenme amacına uygun olarak sınırlı şekilde işlenebilir.
VII. KİŞİSEL VERİLERİN VE ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMACI
Yukarıda sayılan kişisel veriler;
– Tedarikçi ile sözleşme ilişkisine ilişkin veya böyle bir sözleşmenin imzalanmasına yönelik olarak,
– Başta Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, Kurumlar Vergisi Kanunu, Katma Değer Vergisi Kanunu, Gelir Vergisi Kanunu ve bunların ikincil düzenlemeleri olmak üzere, ilgili diğer mevzuattan ve Kanunlardan doğan yükümlülüklerini yerine getirmek,
– Memnuniyet araştırmaları ve anketlerinin yapılması,
– Pazarlama kayıtlarının oluşturulması ve değerlendirilmesi,
– Bina, üretim alanı giriş ve çıkışlarında fiziki mekân güvenliğinin sağlanması,
– Seyahat planlamalarının sağlanması,
– Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
– Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini,
– Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
– Stratejik Planlama Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
– Kurumsal Sürdürülebilirlik Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası
– İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
– Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
– Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,
– Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi,
– Talep / Şikâyetlerin Takibi,
– Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
– Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,
– Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,
– İç Denetim – Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi,
– Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,
– Fiyatlandırma Politikasının Yürütülmesi,
– Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,
– Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,
– Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,
– Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,
– İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
amaçlarına yönelik olarak, temel hak ve özgürlükleri gözeterek; Şirketin meşru menfaatleri doğrultusunda; amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak; elektronik ve fiziki ortamlarda yazılı olarak, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle işlenmektedir.
VIII. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN AKTARIMI
İşbu Aydınlatma Metninde sayılan kişisel veriler; yine bu metinde belirtilen amaçlara uygun olarak ve ayrıca; Şirket’in ticari faaliyetlerinin yürütülebilmesi amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak;
– iş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak iş ortaklarımıza,
– Şirket’in dış kaynaklardan tedarik ettiği ve gerekli hizmetlerin sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak diğer tedarikçilerimize,
– İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki olarak talep etmeye yetkili olduğu hususlarla ve belirtilen amaçla sınırlı olarak, kanunen yetkili özel hukuk kişilerine; mevzuata uygun olarak yurtiçi veya yurtdışına aktarılabilir. İlgili kişisel veriler ayrıca, Şirketin kurumsal hesaplarının da bulunduğu yazılım ve işletim sistemleri dolayısıyla, dünyanın çeşitli ülkelerinde yer alabilen güvenli sunucularında tutulabilir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler; yürürlükteki mevzuat uyarınca aksi öngörülmedikçe ve aktarım / paylaşım amacıyla bağlı ve sınırlı olarak kişisel verilerinizi işleyebilir. Böyle bir durumda bu kişiler, Şirket ile girdikleri sözleşme ilişkisi bünyesinde elde ettikleri kişisel verileri korumakla yükümlü olup bu durum Şirket’in denetimindedir. Tedarikçilere dair kişisel veriler ayrıca, hukuki sorumluluk ve yükümlülüklerimizi yerine getirmek amacıyla resmi kurum, kuruluşlar ve yargı makamları ile yürürlükteki mevzuata uygun olarak paylaşılabilir.
IX. KİŞİSEL VERİ GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Şirket uhdesindeki tüm kişisel verilerin yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesini, hukuka uygun olmayan şekilde hatalı işlenmesini, ifşa edilmesini, değiştirilmesini, silinmesini önlemek; muhafazasını ve güvenliğini sağlamak için yürürlükteki mevzuata uygun olarak her türlü idari ve teknik tedbiri alır, alınan tedbirler VERBİS’te gösterilir.
Tedarikçilere ilişkin kişisel veriler; Şirket bünyesinde
(a) Elektronik olarak; faaliyetin niteliği ile uygun düştüğü şekilde, yetkilendirilecek kişilerce erişim sağlanabilen şirketin güvenli elektronik sistemleri ve veri tabanı ve bilişim sistemlerinde; ilgili kişilerin e-posta kutularında;
(b) Fiziki olarak; şirketin merkezinde yer alan ve sadece muhasebe / pazarlama başta olmak üzere; mal ve hizmet satımı ve ilgili mali işlemlerin gerçekleşmesi sürecinde etkili olabilen yetkili kişiler tarafından erişim sağlanan fiziki dosyalama yöntemleri ile kilitli dolaplarda muhafaza edilebilir.
X. KİŞİSEL VERİLERİNİZİN SAKLANMASI VE İMHASI
Tedarikçilere ait kişisel veriler; tedarik ilişkisi sona erene kadar ve her hâlükârda yasal düzenlemeler gereği sözleşmenin veya işin sona ermesinden itibaren 30 yıl boyunca saklanır. Fiziksel mekân güvenliği ve görsel – işitsel kayıtlar, kullanılan teknolojiye ve depolama kapasitesine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; VERBİS’te belirtilen sürelerle saklanmaktadır.
Her bir kişisel veri kategorisiyle ilgili yasal düzenlemede öngörülen sürenin veya kişisel verinin işlendiği amaç için gerekli olan sürenin sona ermesi halinde Şirketin Kişisel Verilerin Korunması, Gizlilik Prosedürü, Saklama ve İmha Politikaları doğrultusunda ve mevzuata uygun olarak ilgili elektronik veya fiziki ortamlardan silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Şirketin arşivleri, sunucuları ve/veya diğer sistemlerine yapılan saldırılar sonucunda veri güvenliğinin zarar görmesi ve/veya verilerin üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi/ifşası durumunda, Şirket veri konusu tedarikçileri ve KVKK’yı mevzuata uygun olarak bilgilendirir.
XI. HAKLARINIZ – TALEPLERİNİZ
Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamında, Şirket’e başvurarak; kişisel verilerinizin;
(1) işlenip işlenmediğini öğrenme;
(2) işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
(3) işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
(4) yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı kişileri bilme,
(5) eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme;
(6) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme;
(7) kişisel verilerinizin KVKK’nın 7. maddesi kapsamında silinmesi ve yok edilmesi ve eksik veya yanlış işlenmiş kişisel verilerinin düzeltilmesi taleplerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
(8) münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme;
(9) kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
Hakkınız bulunmaktadır.
Yukarıda yer verilen, Kanunun 11. Maddesi kapsamındaki taleplerinizi, “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe” göre, adınız, soyadınız, TC kimlik no’nuz, adres, telefon ve e-mail bilgilerinizi belirtmek kaydıyla,
– VOG TEKSTİL PROMOSYON SANAYİ VE TİCARET A.Ş.’ye bizzat veya normal posta yoluyla,
– Elektronik posta üzerinden (kvkk@vogtekstil.com) e-posta adresine iletebilirsiniz.
Şirkete ulaşan bilgi edinme başvuruları ve talepleri; talebin niteliği göz önünde bulundurularak, başvurucunun kimliği teyit edilerek ve Kanunun 13. Maddesi uyarınca en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılacak; red halinde gerekçeli olarak bildirim yapılacaktır.
Böyle bir başvurunun maliyeti, varsa, Kişisel Verilerin Korunması Kurulunun belirlemiş olduğu resmi tarife uyarınca ücretlendirilebilir.
VOG TEKSTİL PROMOSYON SANAYİ VE TİCARET A.Ş.